Fontos, hogy ne írjunk túl sok levelet. Mindig azt mondják, hogy minden mozzanatunkról írjunk, hogy aztán ha valami balul sül el, akkor védve legyünk. De ez nem teljesen igaz. Senki sem szeret napjában több tucat levelet kapni szinte a semmiről, így jobb ha csak akkor írsz ha valami tényleg fontosat akarsz közölni, vagy megtudni. Ellenkező esetben nyugodtan odasétálhatsz az illetőhöz és megkérdezheted tőle te magad a dolgokat.

A másik az előzőhöz nagyon hasonló hiba, ha túl sok címezettnek küldöd el a levelet. Ebben az esetben gyakran előfordul, hogy senki sem válaszol rá, hiszen senki sem érzi konkrétan magáénak az e-mailedet. Valamint az is kitűnik belőle, hogy nem vagy tisztában a cég felépítésével és nem tudod, kinek mi a feladatköre, vagyis csak vaktában lövöldözöl. Próbáld meg csak az illetékeseknek elküldeni a mail-t, és akkor biztosan nem jön elő ez a kis hiba.

Mindig írj tárgyat az e-mailbe. Ez nagyon fontos, hiszen a tárgy nélküli leveleket senki sem követi, hiszen legtöbbször csak reklám jellegűek. Fontos, hogy a tárgyad ne egész mondat legyen, csak néhány szó mely tökéletesen rávilágít a levél valódi tartalmára. Itt lehet még megadni a sürgősségi jelöléseket is. Ezekkel is óvatosan kell bánni. A "high" prioritást csak akkor használd ha valami tényleg életbevágóan fontos dologról írsz, alap esetben elég a normál prioritás is.

Fontos, hogy ezeket az apró szabályokat betartsd, így biztosan nem fognak olyan tudatlannak nézni, aki még ehhez sem ért. Ezzel együtt pedig mindig választ is fogsz kapni a kérdéseidre, mely egy munkahelyen elengedhetetlen, hiszen e nélkül nem nagyon halad a feladat, ha épp elakadtál.

Forrás és fotó: communicaid.com

Írta: Molnár Adrienn